Oficinas

El diseño estratégico debe pensar una cultura de trabajo post-pandémica

Después de más de un año de experimentar a escala mundial el home office, todavía no hemos encontrado la fórmula perfecta para que los y las trabajadoras puedan regresar a sus espacios laborales. La situación con el trabajo desde casa (WFH), es que no sólo ha durado más de lo previsto, sino que se ha introducido rotundamente en nuestras vidas y cambiará para siempre, sin dudas, la forma en que trabajaremos en el futuro. Ahora que las vacunas empiezan a distribuirse, los líderes de todo tipo de organizaciones deben empezar a pensar seriamente cómo van a manejar el regreso de sus empleados a las oficinas físicas.

No es una situación fácil. Los proyectos de consolidación, las reformas, los traslados de oficinas, todas estas iniciativas se han congelado con la aparición del virus y su reactivación se produce de manera muy lenta en medio de un ambiente cargado de incertidumbre y una mezcla extraña de cinismo, reticencia e incluso miedo a aplicar las soluciones equivocadas. ¿Puede el diseño estratégico ayudar a los ejecutivos a ejecutar los pasos adecuados para que sus empleados regresen a la oficina? Sí.

La mayoría de las encuestas realizadas a escala mundial indican que más del 65% de los empleados no espera volver a sus esquemas laborales pre-pandémicos, sino que desea trabajar en un escenario híbrido. Esto, de hecho, proporciona lo mejor de dos mundos. Trabajar desde casa favorece la capacidad de concentración de las personas y las dota de flexibilidad, mientras que la oficina física sigue siendo el lugar para conectar, colaborar y socializar con los demás.

Al pensar cómo deben ser las "nuevas" oficina, ya no es recomendable comenzar relevando los datos de ocupación y determinando los requisitos específicos -como las medidas del espacio, la frecuencia de las visitas, el número previsto de reuniones, etc-. Esta información sigue siendo vital, por supuesto, pero lo que debe preceder a todo es una conversación relativa a la cultura y a las formas de configuración de la empresa, pensando en cómo esta puede transformarse para mantener su filosofía con éxito en el nuevo mundo laboral. De ahí surgirá la forma real de la oficina: los tipos y porcentajes de los distintos espacios de trabajo, por ejemplo.

Cada organización tiene sus propios valores y métodos, que suelen estar claramente definidos. La cultura de cada organización, en cambio, no está escrita. Es el lenguaje silencioso que habla todo el equipo, definido por un entendimiento común de cómo se hacen las cosas dentro de la empresa. La cultura de una organización orienta las actividades a través de supuestos compartidos, creencias y normas de grupo. Junto con la estrategia general, la cultura es la principal palanca para que una organización mantenga su viabilidad y eficacia. Lo que ha quedado en claro es que aquellas organizaciones que ya trabajaban con una cultura más flexible y versátil antes de la pandemia -rápida para aprender y adaptarse, con empleados que se ayudan y apoyan mutuamente, etc- pudieron, en consecuencia, adaptarse a el nuevo panorama laboral más rápido y con mejores resultados.

Por tanto, es importante primero centrarse en identificar la cultura particular de la organización antes de desarrollar la logística para construir o modificar los espacios de trabajo físico. Pero, ¿qué ocurre cuando la cultura de una organización no se ajusta a lo que sus líderes quieren que sea? La buena noticia es que es posible utilizar el lugar de trabajo -tanto el físico como el virtual- para cambiar y moldear la cultura de la organización. La clave es ser consciente y honesto sobre el estado actual de la organización y definir claramente la nueva cultura deseada.

Los procesos de de co-creación, apoyados en el diseño estratégico, pueden ayudar a crear estos espacios de trabajo que reflejen la nueva cultura de la empresa. El diseñador estratégico y el equipo deben proyectar pensando en los cambios de hábito futuros. Esto cabios sólo pueden ocurrir gracias las transformaciones del espacio físico; por ejemplo, una circulación bien concebida puede empujar a los trabajadores de distintos departamentos a cruzarse en la cafetería o en la máquina expendedora y cambiar así su hábito de reunirse siempre con los mismos compañeros de trabajo. Los lugares destinados a usos múltiples o que están orientados al cliente deben estar en un lugar central, de fácil acceso para todos. Ahora que muchas organizaciones operan de forma híbrida, el espacio físico debe alinearse con el espacio virtual (y viceversa), lo que implica potenciar la experiencia digital y la agilidad de los empleados mediante procesos internos, estructuras, métodos de comunicación e incentivos claros y sin fisuras. Esto implica la necesidad de un cuidadoso análisis y probable actualización de los sistemas audiovisuales de la organización, la tecnología intuitiva interactiva y las plataformas sociales.

Alinear la forma de actuar de los individuos en el lugar de trabajo con la cultura de la empresa es una prioridad porque de ahí surgen los hábitos y luego estos hábitos se convertirán en la esencia de la organización. Como dice el refrán "observa tus acciones, se convierten en hábitos; observa tus hábitos, se convierten en carácter; observa tu carácter porque se convierte en tu destino". La acumulación de hábitos individuales es lo que define la cultura de ese grupo de personas. Lo que tenemos ante nosotros es una oportunidad para conservar las mejores partes de la cultura de la oficina, al tiempo que nos liberamos de los malos hábitos y de los procesos ineficaces.

Lo que necesitaban era un entorno estimulante, que impulsara una cultura dinámica e interactiva y les permitiera triunfar en un sector en constante evolución, pudiendo fomentar de forma orgánica la creatividad de los empleados. El proceso implicó la prueba de múltiples prototipos y el desarrollo de un proceso de co-creación para involucrar a los empleados como grupo (abordando así la cultura individualista).

Los resultados:

Disminución del espacio físico de 5.800 m2 a 1.600 m2
Cambio de puestos de trabajo particulares y cerrados que varían de tamaño en función del estatus de la empresa, a un plan abierto y sin asignaciones.
Aumento en un 50% del espacio de las zonas comunes.
Mayor personalización de los espacios colaborativos, cada uno de ellos dedicado a un artista Sony por los empleados durante el proceso de cocreación.
Durante el primer año en el nuevo espacio de trabajo (y una cultura renovada), el número de artistas que visitaban la oficina aumentó considerablemente, pasando de una visita a la semana a dos o tres diarias. La empresa celebró eventos en su nuevo teatro, situado junto a la entrada, e incluso brindó un miniconcierto espontáneo cuando un repartidor apareció un día con su banda. Algunos artistas incluso han grabado sus vídeos en esta oficina.

El nuevo espacio de trabajo no sólo redujo los gastos generales, los costos de desplazamiento y la huella de carbono de la empresa, sino que dio forma a una cultura empresarial renovada en Sony's Music, centrada en el aprendizaje y la exploración, en la que los empleados pueden seguir siendo independientes pero lo suficientemente versátiles para adaptarse rápidamente a los cambios. Lo que es más importante -y adecuado para el sector-, es que se hace hincapié en el disfrute, se fomenta una cultura de la diversión, del riesgo y de la emoción. El nuevo espacio permitió a la empresa recuperar una cultura que había perdido tras los muchos años de éxito -que la hicieron derivar hacia una zona de confort anquilosada-.

Es esencial ser consciente de la influencia que tiene el entorno construido en el comportamiento. El poder que tiene el espacio en nuestra forma de actuar, interactuar, pensar y crear es inconmensurable. No actuamos igual en un aula que en una iglesia, un casino o un restaurante de comida rápida. Por esta razón, los líderes empresariales deberían centrarse en algo más que en lograr una transformación digital. El espacio físico de una empresa seguirá desempeñando un papel fundamental en la vida de los empleados y en el trabajo que realizan juntos. A medida que las empresas de todo el mundo se preparan para el regreso físico después de la pandemia –al menos durante unos pocos días a la semana-, transformar los espacios de oficina pareciera una máxima obligatoria. Pero lo más importante: no hay que desaprovechar esta oportunidad para efectuar un cambio cultural.

Fuente: Archdaily